Jak w trudnych czasach obniżać koszty nie zmniejszając potencjału firmy? Jakich technik i narzędzi potrzebuje menedżer odpowiedzialny za finanse, by ciąć koszty "z głową" - czyli tak, by nie przyczyniło się to do obniżenia przychodów i zysków?

Dekoniunktura zmusza firmy do poszukiwania źródeł oszczędności wszędzie, gdzie to możliwe - przez redukcję personelu, poszukiwanie tańszych źródeł zaopatrzenia, rezygnację z produkcji niektórych wyrobów czy też z niektórych kanałów dystrybucji. Jakie są (i jakie powinny być) przesłanki tych decyzji? Czy menedżer odpowiedzialny za koszty posiada rzetelne i aktualne dane o strukturze kosztów i miejscach ich ponoszenia? Tylko taka wiedza pozwala realnie ocenić np. rentowność poszczególnych produktów czy kanałów sprzedaży, a następnie podjąć trafne decyzje oszczędnościowe.

Zarządzanie kosztami jako proces świadomy

Optymalizacja kosztów wymaga przemyślanego systemu zarządzania kosztami, ich budżetowania i kontroli - krótko mówiąc - kontrolingu.

Konieczne dla poprawy efektywności gospodarowania jest wydzielenie ośrodków odpowiedzialności za koszty (MPK - Miejsca Powstawania Kosztów). Towarzyszyć temu musi nie tylko wyodrębnienie organizacyjne ośrodków odpowiedzialności za koszty czy określenie zakresu samodzielności decyzyjnej ośrodka, ale musi też istnieć możliwość weryfikacji ponoszonych kosztów w stosunku do planu i uzyskanych efektów.

Kontroling bowiem nie może opierać się na doraźnych działaniach, ale musi być procesem ciągłym, w którym porównuje się wartości uzyskiwane z planowanymi.

Potrzebna informacja w wielu przekrojach

Bez właściwego pomiaru kosztów, np. procesów technologicznych, kosztów ich obsługi, nie można mówić o jakimkolwiek kontrolingu. Bez tej wiedzy nie jest możliwe ustalenie docelowego kosztu usług i produktów (target costing) ani cen za świadczone usługi/produkty. Dlatego informacje o kosztach muszą być dostarczane użytkownikom w różnych przekrojach informacyjnych i w odpowiednim czasie.

Konsekwencją niewłaściwego pomiaru kosztów może być podjęcie błędnych działań, które pociągną za sobą dalsze, zbędne koszty. Z kolei rzetelne informacje, dostarczone z opóźnieniem, mogą być bezwartościowe.

Diabeł tkwi... w rozliczeniu kosztów pośrednich

Zasadnicze znaczenie posiada dokładna informacja o rzeczywistym koszcie wytworzenia produktów. Wskazuje ona na te produkty, które zużywają zbyt wiele zasobów, oraz te, które mają najbardziej korzystny wpływ na wyniki finansowe firmy.

W zaawansowanym otoczeniu technologicznym, w którym rośnie udział kosztów pośrednich w kosztach całkowitych, tracą na znaczeniu stosowane dotychczas uproszczone systemy rachunku kosztów. Powodują one bowiem zniekształcenie informacji, polegające na nadmiernym zawyżaniu lub zaniżaniu kosztów produktów, wskutek przyjęcia niewłaściwej podstawy rozliczania kosztów pośrednich.

Metoda ABC - sposób na pomiar realnych kosztów

Coraz szersze zastosowanie znajduje metoda rachunku kosztów działań ABC (Activity Based Costing), która dostarcza dane o rzeczywistych kosztach produktów, procesów, działań, kanałów dystrybucji, segmentów rynku, kontraktów, przedsięwzięć i innych obiektów kosztowych. Opiera się ona na założeniu, że przyczyną powstawania kosztów w firmie są działania i procesy wykonywane dla osiągnięcia określonego celu.

Konieczne wsparcie technologii informatycznych

Niezależnie od metod zarządzania kosztami, ilość informacji generowanych w firmie i w jej otoczeniu jest tak duża, iż nie ma możliwości ich "ręcznego" przetwarzania. Przetwarzanie ręczne utrudnia dostęp do aktualnych danych (docierających z opóźnieniem) oraz zwiększa koszty ich uzyskania (konieczność zaangażowania wielu osób).

Ponadto warunkiem rzetelności danych kosztowych jest ścisłe i automatyczne powiązanie zdarzeń finansowych (jak księgowanie, fakturowanie) ze zdarzeniami w sferze logistycznej firmy (np. w sprzedaży czy w zaopatrzeniu).

Z tych względów niezbędne jest wykorzystanie w przedsiębiorstwie systemu informatycznego, który integruje logistykę firmy z finansami (np. faktura wystawiana przez dział sprzedaży jest księgowana automatycznie), a także - zapewnia dostępność aktualnych danych bez konieczności angażowania dużego zespołu ludzi do odtwórczego przetwarzania informacji.

Aktywne zarządzanie kosztami

Podsumowując, sprawny kontroling jest konieczny dla poprawy efektywności przedsiębiorstwa osiąganej poprzez redukcję kosztów. Zintegrowany system informatyczny stanowi natomiast niezbędne narzędzie wsparcia menedżera w porządkowaniu danych o kosztach.

Wykorzystanie systemu zintegrowanego pozwala menedżerowi ds. kosztów koncentrować się na aktywnym zarządzaniu finansami - na bieżącym sterowaniu poziomem kosztów, należności, zapasów, kapitałem obrotowym, na korzystnym lokowaniu wolnych środków. Odciążony - dzięki systemowi informatycznemu - od powtarzalnych, rutynowych czynności, menedżer może skoncentrować się na działaniach, których realnym skutkiem jest lepszy wynik finansowy firmy.

Piotr Rogala
Autor jest dyrektorem finansowym Business Consulting Center.
Artykuł pochodzi z kwartalnika BCC "Dobry Biznes".
Więcej artykułów: www.bcc.com.pl