W Łódzkim Zakładzie Energetycznym zastąpiono liczne wyspowe aplikacje informatyczne rozwiązaniem opartym na połączeniu systemu ERP mySAP.com ze specjalizowanym systemem obsługi klienta ZBYT2000.

Historia Łódzkiego Zakładu Energetycznego sięga początku XX w., kiedy to po raz pierwszy w sieci powszechnego użytku popłynęła energia elektryczna, zasilając odbiorców w centrum miasta. Po wielu zmianach organizacyjnych, jakie przeszedł Zakład, w 1993 r. powstała jednoosobowa spółka Skarbu Państwa, która kilka lat później otrzymała koncesję na obrót i dystrybucję energii elektrycznej na terenie kilkunastu gmin województwa łódzkiego. W 1999 r. koncesję rozszerzono na cały kraj.

ŁZE obsługuje obszar miasta Łodzi i kilkunastu gmin województwa, zamieszkały łącznie przez ponad 1 mln mieszkańców. Obsługa potrzeb tak licznej i zróżnicowanej grupy odbiorców stanowiła dla firmy poważne wyzwanie. Stawiając mu czoło zarząd firmy przygotował i przeprowadził szereg zmian w przedsiębiorstwie. Opracowano mapę procesów biznesowych spółki, zreorganizowano strukturę zarządzania, zoptymalizowano przebieg części procesów oraz rozpoczęto działania zmierzające do zmniejszenia kosztów pracy.

Lumena i SAP.

Zarząd, rozpoczynając zmiany, od początku był świadomy, że efektywny, procesowo zorientowany system zarządzania przedsiębiorstwem musi być wsparty zaawansowanymi rozwiązaniami informatycznymi. Do współpracy w tym zakresie wybrano Lumenę, integratora systemów i jednocześnie partnera wdrożeniowego firmy SAP Polska.

W czerwcu 2002 r. pracownicy ŁZE powołani do zespołów wdrożeniowych i konsultanci Lumeny przystąpili do weryfikacji procesów i analizy stanu organizacji. W jej wyniku zaproponowano zastąpienie licznych "wyspowych" aplikacji informatycznych rozwiązaniem opartym na połączeniu systemu ERP mySAP.com ze specjalizowanym systemem obsługi klienta ZBYT2000.

Członkowie zespołów wdrożeniowych i konsultanci Lumeny, tworząc w lipcu i sierpniu 2002 r. koncepcję wdrożeniową, musieli uwzględnić, że od 1 stycznia 2003 r. nastąpi zmiana struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa.

- Musieliśmy stworzyć nowy model funkcjonowania kontrolingu w zmienionych warunkach - mówi dyrektor ds. finansowych Tomasz Fandrych. - Główne obszary działalności spółki ŁZE to dystrybucja i przesył energii elektrycznej oraz obrót energią elektryczną. W tych obszarach naszym podstawowym produktem są grupy taryfowe. Te dwa obszary działania wymagają uzgodnień z Urzędem Regulacji Energetyki. Spółka, poza działalnością koncesjonowaną, świadczy także usługi nie wymagające koncesji. Podjęliśmy decyzję o zastosowaniu marżowego rachunku przychodów i kosztów, który ma zastosowanie we wszystkich wymienionych wyżej obszarach.

Do stycznia 2003 należało wdrożyć system obsługi klienta, w którym m.in. nalicza się należności za zużytą energię oraz przygotowuje masowo faktury. Konsultanci Lumeny zaprojektowali i zrealizowali odpowiedni interfejs, dzięki czemu takie informacje, jak wpływy opłat i stany gotówkowe czy wartość sprzedaży energii elektrycznej są obecnie widoczne codziennie w raportach finansowych Treasury oraz na kontach księgi głównej i obiektach kontrolingowych.

Szkolenia i start.

Po szeregu testów i "strojeniu" prototypu nadszedł czas na szkolenie użytkowników. Przygotowano odpowiednią dokumentację, także multimedialną, dostępną poprzez intranet oraz systemowe środowisko szkoleniowe z dodatkowym mandantem do ćwiczeń po ukończeniu szkolenia.

W szkoleniach wzięło udział 175 użytkowników, którzy często opanowywali umiejętności z kilku obszarów, np. tworzenie zgłoszeń zapotrzebowania, księgowanie, otwieranie zleceń i wystawianie faktur.

- To było ogromne przedsięwzięcie. Ponad 60 osób dziennie w różnych grupach tematycznych przez miesiąc uczyło się obsługi systemu - mówią zgodnie Dorota Soboń, kierownik projektu ze strony ŁZE i Bogdan Granicki, kierownik ze strony Lumeny. Wreszcie w dniu 2 stycznia 2003 r. Komitet Sterujący projektu wdrożeniowego, składający się z przedstawicieli kierownictwa ŁZE i Lumeny, podjął decyzję o starcie produktywnym systemu.

Pierwszym ważnym sprawdzianem dla użytkowników i dla całego zespołu Projektu było księgowe zamknięcie miesiąca. Rozliczenie kosztów w kontrolingu w ciągu niecałych 2 godzin czy naliczenie amortyzacji w ciągu 10 minut to tylko przykłady dobrego przygotowania systemu mySAP.com, jak i wydajności infrastruktury technicznej, również dostarczonej w ramach kontraktu przez Lumenę.

Korzyści i nowy etap.

Szybkość przetwarzania i jednocześnie tylko jednokrotne wprowadzanie informacji jak najbliżej miejsca powstawania zdarzenia w nowym systemie, dały dodatkowy czas kierownictwu poszczególnych komórek na kontrolę i analizę danych. Odtąd menadżerowie ŁZE mogą np. ciągle obserwować koszty, analizować przychody, porównywać je z planem dla swoich komórek, ale także oceniać, jakie są wyniki całej organizacji i jaki mają w tym udział.

- W marcu 2003 r. rozpoczęliśmy kolejny etap wdrożenia modelu rachunku kosztów wg marż. Powinien on m.in. umożliwić przeprowadzenie rachunku marżowego na poziomie produktów - grup taryfowych - informuje dyrektor ds. finansowych Tomasz Fandrych.

Ale drugi etap wdrożenia obejmie nie tylko rozwój kontrolingu przedsiębiorstwa. Wprowadzi również obsługę procesów: zarządzania zasobami ludzkimi w zakresie płac, kadr i BHP, zarządzania majątkiem w zakresie gospodarki remontowej, w tym gospodarki licznikami i układami pomiarowymi, ochrony środowiska. To także dziesiątki rozwinięć funkcjonalności udostępnionych w pierwszym etapie, jak MRP, elektroniczne zatwierdzanie dokumentów, zarządzanie podróżami służbowymi, naliczanie podatku od nieruchomości, ewidencja niskocennych składników majątku czy planowanie wpływów i wydatków w ujęciu cash budget. Start produktywny drugiego etapu zaplanowano na styczeń 2004 roku.