W polskim oddziale koncernu Unilever wprowadzono system obiegu dokumentów oparty o SAP Workflow.

Systemy ERP, hurtownie danych, wyszukane analizy w skuteczny sposób przeciwdziałają entropii informacji. Do pełnego sukcesu potrzebne jest jednak efektywne zarządzanie samą informacją, procesem jej powstawania i obiegiem w organizacji. Do tego służą systemy archiwizacji i obiegu dokumentów. Jednym z nich jest system IXOS, który powstał w oparciu o rozwiązania firmy SAP. Udanym wdrożeniem systemu IXOS może pochwalić się polski oddział koncernu Unilever. Wprowadzenie elektronicznych faktur w ramach systemu obiegu dokumentów SAP Workflow przy wykorzystaniu pakietu IXOS Solution Suite rozwiązało jednocześnie kilka problemów: groźbę przeterminowania lub zagubienia faktury, utraty możliwości odliczenia VAT-u oraz karnych odsetek naliczanych przez kontrahentów za opóźnianie płatności.

Z zewnętrznymi fakturami styka się średnio co czwarty pracownik z półtoratysięcznej załogi Unilevera. Wielu z nich rzadko lub w ogóle nie korzysta z systemu SAP R/3. W celu usprawnienia procesu wprowadzania i obiegu dokumentów w firmie, wprowadzono uproszczone ekrany, za którymi kryje się dokument pomocniczy, tzw. Coversheet - metryczka faktury.

Na początku obiegu faktury w przedsiębiorstwie księgowy wypełnia danymi ekran metryczki. Dane te są automatycznie transferowane do SAP R/3. Po wypełnieniu metryczki faktury (coversheet'u) księgowy przesyła go wraz z odnośnikami do załączników - m.in. do zeskanowanego obrazu faktury - do osób upoważnionych do weryfikacji i autoryzacji faktur.

Osoby weryfikujące i autoryzujące faktury w zasadzie nie używają dokumentów SAP R/3, lecz pracują na prostych i klarownych metryczkach. Są one włączane w proces za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Rozwiązanie to posiada system powiadomień i potwierdzeń dokonanych operacji, dając możliwość kontroli całego procesu. W scenariuszach obiegu dokumentów określono wymagany czas reakcji kolejnych uczestników procesu, o którego przekroczeniu natychmiast informowane są osoby nadzorujące proces i służby księgowe.

Wdrożenie zostało zrealizowane przez HP Polska przy współpracy z zespołem Unilevera oraz konsultantów firmy SAP.