Polkomtel był i jest nadal prawdziwym liderem zmian w zakresie mySAP HR. Nic też nie wskazuje na to, żeby w przyszłości miało być inaczej.

Wszyscy znamy powiedzenie, że w dzisiejszych czasach jedyną pewną rzeczą jest zmiana. W firmie działającej w branży telekomunikacyjnej, takiej jak Polkomtel, to stwierdzenie szczególnie prawdziwe. To jedna z najbardziej dynamicznie rozwijających się branż, co zapewne każdy z nas poczuł na własnej skórze; tylko nieliczni z nas posiadają dzisiaj ten sam model telefonu komórkowego, co przed czterema laty...

Dynamizm zmian w branży przekłada się na dynamizm zmian wewnątrz firmy. Nowe potrzeby i pomysły, ciągłe doskonalenie się organizacji, reorganizacje procesów przekładają się również na podejście do systemu mySAP.

... Początki

W 2000 roku w Polkomtel SA został rozpoczęty projekt wdrożeniowy z zakresie Zarządzania Kadrami. Na tym etapie prowadziła go firma Deloitte & Touche. Wdrożono rozwiązanie dla administracji kadrami, częściowo dla obszarów zarządzania czasem pracy i zarządzania rozwojem pracowników.

... Optymalizacja

W roku 2002 Polkomtel zdecydował się na optymalizację wykorzystywanych funkcjonalności z mySAP HR. Od tego momentu datuje się ścisła współpraca z konsultantami SAP Polska. Wspólnie wypracowaliśmy rozwiązania pozwalające na standaryzację i optymalizację konfiguracji (rezygnacja z kosztownych w utrzymaniu rozwiązań klienckich na rzecz rozwiązań modelowych) oraz lepsze dostosowanie systemu do potrzeb coraz bardziej wymagających użytkowników, a także ciągle zmieniającego się polskiego prawa. W pierwszym etapie zajęliśmy się administracją kadrami, a następnie, zachęceni sukcesem, również naborem pracowników. W roku 2002 zdążyliśmy jeszcze wdrożyć nową funkcjonalność, pozwalającą na wsparcie procesu obsługi umów cywilnoprawnych oraz przygotować bardzo skomplikowaną kartę czasu pracy.

Rok 2003 przyniósł szereg optymalizacji w obszarze zarządzania rozwojem pracowników, m.in. wypracowanie nowych rozwiązań w zakresie opisów stanowisk i profili kompetencyjnych, systemu ocen i zarządzania szkoleniami.

W roku 2003 rozpoczęły się równie ż prace nad wdrożeniem rozliczania listy płac (start produktywny na początku roku 2004). Przed uruchomieniem omawianej funkcjonalności w mySAP HR Polkomtel praktycznie od początku istnienia firmy korzystał z usług outsourcingowych w tym zakresie. W momencie rozpoczynania prac projektowych zakładane było dalsze wykorzystywanie tego modelu biznesowego. Usprawnieniu ulec miał jedynie proces ewidencji i przekazywania danych. Jednakże w trakcie prac projektowych, w wyniku praktycznego rozpoznania możliwości systemu i jego dopasowania do organizacji podjęta została decyzja o zmianie modelu biznesowego. Dzięki determinacji zespołu wdrożeniowego i konsultantów, pomimo tak zasadniczej zmiany w założeniach, projekt udało się zakończyć w planowanym terminie i budżecie. W chwili obecnej rozliczenie listy płac prowadzone jest z sukcesem przez pracowników Departamentu Zarządzania Zasobami Ludzkimi.

W roku 2003 rozpoczęły się również prace nad uruchomieniem funkcjonalności Samoobsługi Pracowniczej (ESS) i Samoobsługi Menadżerów (MSS).

... Upgrade do 4.7

Początek roku 2004 to upgrade całego wykorzystywanego w Polkomtel SA systemu do wersji 4.7. Ze względu na szeroki zakres funkcjonalności wykorzystywanych przez firmę i przejście bezpośrednio z wersji 4.5 do wersji 4.7 z pominięciem wersji 4.6, nie był to proces łatwy. Dzięki perspektywicznemu myśleniu (zastąpieniu we wcześniejszym okresie rozwiązań klienckich modelowymi), dobremu zaplanowaniu i organizacji prac ten projekt również został zakończony w zaplanowanych terminie i budżecie.

... Performance Management

Upgrade rozwiązań mySAP HR do wersji 4.7 pozwolił na wykorzystanie nowych funkcjonalności oferowanych przez tę wersję w obszarze zarządzania rozwojem pracowników. W Polkomtelu, jako pierwszej firmie w Polsce i jednej z pierwszych w Europie, przeprowadzony został projekt wdrożeniowy w zakresie Performance Management. Wykorzystanie mechanizmów oferowanych przez system pozwoliło na realne powiązanie opisów stanowisk z systemem ocen, a także na sprawne odzwierciedlenie w systemie mechanizmów zarządzania przez cele.

... ESS i MSS

W roku 2004 kontynuowane były także prace przy uruchomieniu funkcjonalności Samoobsługi Pracowniczej i Samoobsługi Menadżerów. Dziś Polkomtel korzysta z największej ilości serwisów ESS i MSS w Polsce.

W pierwszym etapie narzędzia ESS i MSS zostały udostępnione tylko wybranej grupie osób: pracownikom Pionu IT oraz Pionu Personalnego. Dopiero po usunięciu zgłoszonych przez nich niedogodności i optymalizacji rozwiązania, zostało one udostępnione pozostałym osobom. Teraz już wszyscy pracownicy mają możliwość wprowadzania i modyfikacji oraz analizy wybranych danych osobowych (np. dane identyfikacyjne, adresy, banki), składania wniosków urlopowych, wniosków o dofinansowanie, wyświetlania własnych pasków wynagrodzeń poprzez stronę intranetową. Praktycznie każdy kierownik przez stronę www może również analizować dane podległych mu osób, zatwierdzać lub odrzucać wnioski urlopowe, wykonywać proste zestawienia. W chwili obecnej trwają prace nad udostępnieniem pracownikom i menedżerom narzędzi pozwalających na planowanie i rejestrację szkoleń, wystawianie ocen pracowniczych, ale również pozwalających na łatwe i efektywne przydzielanie premii.

... Plany

Patrząc przez pryzmat dotychczasowych doświadczeń śmiało można założyć, że nie jest to jeszcze koniec optymalizacji i rozwijania rozwiązań w mySAP HR. Na pewno będą prowadzone prace w obszarze zarządzania rozwojem pracowników. Myśli się o połączeniu Zrównoważonej Karty Wyników z systemem ocen pracowniczych. Planuje się również wykorzystanie kolejnych serwisów ESS i MSS i rozważa optymalizację systemu uprawnień.

Zmiany, optymalizacje, wdrożenia nowych modułów mySAP HR na pewno pozwolą patrzeć krok do przodu i planować kolejne działania w ten sposób, żeby system informatyczny wpierał działania biznesowe, a nie je blokował. Do tej pory tak było i z pewnością nadal tak będzie.

Katarzyna Pawłuszewicz-Mantiuk
Adam Bieńko, SAP Polska
Piotr Borasiński, Polkomtel