Na początku roku 2003 Polkomtel podjął decyzję o usprawnieniu raportowania i analiz danych rejestrowanych w systemie SAP R/3. Decyzja zaowocowała rozpoczęciem wdrożenia hurtowni danych SAP BW w szerokim zakresie funkcjonalnym, stawiającym ten projekt w gronie największych w Polsce. Niektóre funkcjonalności, jak choćby eksport danych z hurtowni, były wdrażane po raz pierwszy w naszym kraju.

Początkowo głównym kryterium usprawnienia było przyspieszenie reakcji na żądania użytkowników oraz odciążenie systemu transakcyjnego SAP R/3. Z czasem zaczęto postrzegać i wykorzystywać SAP BW jako narzędzie usprawniające raportowanie i analizy w każdym aspekcie.

Implementacja trwała ponad rok. W pierwszej kolejności prace wdrożeniowe objęły obszar finansowy. Dotychczas wykorzystywane raporty systemu SAP R/3 zostały odwzorowane w hurtowni danych z użyciem tzw. Business Content i jego rozszerzeń niezbędnych dla spełnienia szczegółowych wymagań użytkowników. Wdrożenie SAP BW umożliwiło działowi finansowemu znaczne skrócenie czasu wykonywania cyklicznych raportów finansowych. Na przykład utworzenie rejestru VAT w hurtowni SAP BW zajmuje ok. 3 minut, podczas gdy ta sama operacja w systemie R/3 trwała ponad 2 dni.

Naturalnym rozszerzeniem podstawowej funkcjonalności raportowania danych finansowych był projekt wdrożenia sprawozdań finansowych według polskich standardów rachunkowości. Unikalne rozwiązanie techniczne umożliwiło użytkownikom dowolne konfigurowanie źródeł danych dla każdej pozycji sprawozdania i natychmiastowe uzyskanie wyników swoich prac. Uruchomione rozwiązanie zapewnia dużą elastyczność, dzięki czemu zostało ono również wykorzystane przy wdrożeniu sprawozdań finansowych zgodnych z międzynarodowymi standardami rachunkowości. Obecnie w obszarze finansowym trwają prace nad automatyzacją deklaracji finansowych, np. deklaracji VAT 7.

W obszarze kontrolingu uruchomiono podstawową sprawozdawczość, uzupełnioną następnie zestawieniami obejmującymi dane rzeczywiste i planowane, wprowadzone w aplikacjach planistycznych opartych na systemie SAP SEM.

Kolejne etapy prac objęły obszary logistyczne. Wdrożenie hurtowni danych w obszarze sprzedaży wykonano w rekordowym tempie 3 tygodni. Raporty w hurtowni zastąpiły dotychczas wykorzystywane w systemie R/3, dodano też do nich funkcje drill-down oraz nawigacji między raportami.

Dane sprzedażowe ekstrahowane z R/3 są używane nie tylko do raportowania, ale również przekazywane, po uprzedniej obróbce, do innych systemów analitycznych wykorzystywanych w Polkomtelu. W tym celu wdrożono rozwiązanie oparte na mechanizmie eksportu danych z SAP BW nazywanego OpenHub. Dzięki niemu odpowiednio przygotowane dane trafiają codziennie do zdefiniowanych odbiorców.

Inne obszary logistyczne objęte projektem to zaopatrzenie, gospodarka magazynowa i zarządzanie remontami. Na bazie podstawowych rozwiązań dla zaopatrzenia opierających się na Business Content wdrożono raportowanie związane z rejestracją czasu pracy i kontroli zakupów.

Równolegle toczyły się prace mające na celu przeniesienie raportów związanych z HR do hurtowni danych. W tym obszarze prace objęły zestawienia m. in. stanu zatrudnienia, wykorzystania urlopów oraz nadgodzin. Kolejnym etapem było wdrożenie raportowania w obszarze CRM, obejmującym początkowo rejestrację działań i danych podstawowych partnera biznesowego. Obecnie trwają prace nad wdrożeniem obsługi i raportowania szans. Raportowanie w hurtowni danych wdrożono też dla obszaru Real Estate.

Chociaż projekt został zasadniczo ukończony, prace w obszarze BW ciągle trwają. Usprawniane są coraz to nowe obszary działalności firmy, zwłaszcza finanse. Hurtownia SAP BW staje się podstawowym narzędziem raportowania i analiz dla coraz większego grona użytkowników systemów SAP w Polkomtel S.A.

Łukasz Łuczak, SAP Polska