Wspólnie z IBM SAP wdraża w Polkomtelu rozwiązanie SAP ICM. Wspiera ono procesy zarządzania prowizjami i jest jednym z kluczowych mechanizmów motywowania sprzedaży wśród własnych pracowników, jak i zewnętrznych handlowców oraz autoryzowanych przedstawicieli handlowych. ICM zastąpi obecny system wykorzystywany w firmie.

Dlaczego warto inwestować w rozwiązania informatyczne wspierające zarządzanie prowizjami? W odpowiedzi na to pytanie analitycy przywołują m.in. takie dane:

• Dzięki systemom zarządzania motywacjami wydajność pracowników z działów sprzedaży może wzrosnąć nawet o 20% (Gartner 2001).
• 85% prowizji było wypłaconych błędnie (Gartner 2001).
• Szacuje się, że na całym świecie co roku wydaje się na prowizje sprzedawców i zróżnicowane plany premiowania pracowników bilion dolarów (AMR 2001).
• Zróżnicowane plany premiowania mogą być jednym z najbardziej efektywnych bodźców wspomagających sprzedaż (Aberdeen 2001).
• Systemy zarządzania programami motywacyjnymi mogą zredukować błędy w wypłatach o 15% (Aberdeen 2002).

Główne cele biznesowe stojące za stosowaniem rozwiązań informatycznych do wspierania przetwarzania prowizji i wynagrodzeń to zwiększenie sprzedaży, poprawa przejrzystości danych i wzrost odpowiedzialności pracowników, a także zmniejszenie kosztów operacyjnych.

Rozwiązanie SAP określane jako ICM (Incentive and Commission Management) jest elastycznym narzędziem służącym wspieraniu procesów związanych z motywowaniem finansowym partnerów handlowych oraz własnych pracowników poprzez prowizje i premie.

Prace nad ICM rozpoczęły się w SAP w 1998 r. Początkowo było to tzw. rozwiązanie branżowe, dedykowane branży ubezpieczeniowej, ale wraz z rozwojem bazy klientów, jak i samego produktu, SAP zdecydował dołożyć je do standardowego systemu SAP R/3, gdzie jest dostępne począwszy od wersji 4.7 Enterprise. Obecnie wśród klientów referencyjnych SAP ICM są takie firmy, jak ING (ubezpieczenia) czy T-Mobile (telekomunikacja).

Kluczowe obszary funkcjonalne

SAP ICM to system, na który wspiera kilka procesów w organizacji:

• Tworzenie planów wynagrodzeń motywacyjnych w oparciu o plany i strategie firmy - tworzenie umów prowizyjnych dla różnych grup odbiorców (agenci, menedżerowie, pracownicy działu sprzedaży i serwisanci). Umowy te są przypisywane do odbiorców prowizji i indywidualnie dopasowywane do obowiązujących dla nich warunków.
• Zarządzanie organizacją - odwzorowanie w systemie struktury organizacyjnej (pracowników, partnerów) oraz obszarów odpowiedzialności (np. regiony sprzedaży). Struktura organizacyjna pozwala również na dzielenie prowizji pomiędzy wiele osób w organizacji w zależności od ich miejsca w hierarchii organizacyjnej.
• Kalkulacja wynagrodzeń (prowizje i premie) - naliczanie i przetwarzanie prowizji związanych ze sprzedażą produktów i usług firmy. Premie są uzależniane od osiąganych wyników w odniesieniu do zakładanych planów.
• Analiza wydajności - analiza kosztów oraz wydajności handlowców na podstawie różnych kryteriów, takich jak linia produktów, region, organizacja itp. Odbiorcy prowizji mają informacje na temat uzyskanego oraz przewidywanego wynagrodzenia.

Rozwiązanie SAP ICM umożliwia zarządzanie umowami z odbiorcami prowizji oraz zarządzanie siecią organizacyjną, do której są oni przypisani. Pozwala również na zarządzanie wszystkimi typami zmiennego wynagrodzenia, takimi jak wynagrodzenie zależne od działań, bezpośrednie (prowizja od zawartej umowy, podziały prowizji), wynagrodzenie obliczane okresowo (premia za realizację wyznaczonych celów, wynagrodzenia niepieniężne, konkursy sprzedaży) lub zarządzanie rezygnacjami wynikającymi z anulowania lub skrócenia umowy. ICM dostarcza pracownikom, partnerom oraz menedżerom aktualnych i przejrzystych informacji dotyczących naliczonych prowizji i premii oraz ich symulację.

SAP ICM zaprojektowano jako system otwarty na świat zewnętrzny. Rozwiązanie to można zintegrować z każdym systemem zewnętrznym, z którego są pobierane dane lub systemem, do którego są one transferowane. Mogą być to zarówno systemy SAP, jak i systemy innych dostawców.

W przypadku firm wykorzystujących heterogeniczne systemy biznesowe, ICM jest centralnym źródłem wszystkich danych dotyczących prowizji oraz premii. Pozwala pokazać wszystkie składniki wynagrodzenia dla różnych linii produktów lub usług dla wybranego okresu.

Reguły oraz cele są przejmowane ze strategii biznesowej. Tworzą one podstawę analizy obiektów (w jaki sposób należy określić wynagrodzenie dla poszczególnego produktu lub linii produktów) oraz wynagrodzenia powiązanego z konkretną osobą (jakie reguły określają wynagrodzenie menedżera, pracownika, partnera). Pod koniec tego procesu obliczone dane zostaną wprowadzone do aplikacji analitycznych.

Systemy biznesowe dostarczają danych operacyjnych. Dane te mogą być wprowadzane do systemu na bieżąco lub agregowane okresowo, na przykład na koniec każdego miesiąca. Naliczone prowizje są następnie rozliczane.

Prowizja jako obiekt biznesowy

Prowizja jest w SAP ICM obiektem biznesowym, który zbiera informacje otrzymane z systemów operacyjnych. Zawiera on dane na temat:

• partnera biznesowego, czyli pośrednika upoważnionego do zawierania umów,
• obiektu biznesowego, np. umowa telefoniczna,
• działania, np. podpisanie nowej umowy lub odnowienie już istniejącej.

Zaraz po otrzymaniu danych będących podstawą do naliczenia prowizji system określa uczestników danej prowizji lub bonusu, określa podstawę wynagrodzenia oraz oblicza wynagrodzenie. Wyniki tych etapów procesu są zapisywane jako tzw. dokumenty prowizyjne. Jeżeli proces nie został wykonany pomyślnie, przetwarzanie danej prowizji otrzymuje status "zawieszony". Jest ona przesyłana do folderu wejściowego osoby odpowiedzialnej za przetwarzanie prowizji w celu jej dalszego, ręcznego przetwarzania. W końcowej fazie na koniec okresu wykonywane są działania zamykające (naliczanie kwot gwarantowanych, premii itp.) oraz następuje proces rozliczenia.

Tzw. dane podstawowe w SAP ICM stanowią odbiorcy prowizji (Biznes Partner w SAP) oraz umowy prowizyjne. Umowa prowizyjna i powiązany z nią partner biznesowy mogą być przypisani do hierarchii organizacyjnej. Umowa prowizyjna odwzorowuje relację pomiędzy partnerem biznesowym a przedsiębiorstwem. Zawiera ona wszystkie uzgodnienia dotyczące obliczania oraz zarządzania prowizjami i premiami. Każdy z partnerów może mieć podpisanych wiele umów. Umowy prowizyjne są zarządzane w wersjach zależnych od czasu.

SAP ICM pozwala stosować tzw. umowy standardowe oraz umowy indywidualne. Umowy standardowe są wzorcami, które można skopiować, dostosować do własnych potrzeb i stosować jako podstawę przy tworzeniu umów indywidualnych. Zarządzanie parametrami ustalającymi reguły do naliczania premii może się odbywać na poziomie umów standardowych, jak i indywidualnych.

Obliczanie oraz księgowanie prowizji

Proces ten odbywa się w następujących etapach:

1. Określenie wszystkich uczestników (odbiorców prowizji), przypisanych do konkretnego przypadku prowizyjnego. Dane bezpośrednich uczestników są podawane przy każdej prowizji. Na podstawie umów prowizyjnych ew. hierarchii organizacyjnej system określa pośrednich uczestników, takich jak menedżerowie, którzy kwalifikują się do wynagrodzenia, jeżeli ich pracownicy podpiszą umowę itp.
2. Obliczenie podstawy do naliczania prowizji (odbywa się to na poziomie przypadku prowizyjnego, a nie konkretnego odbiorcy prowizji). Zasady naliczania określane są w konfiguracji, a ewentualne zmiany mogą być wprowadzane bardzo szybko. Ustawienia kluczowych dla naliczania parametrów podlegają zarządzaniu wersjami (obowiązywanie ustawień zależne od czasu).
3. Naliczenie wynagrodzenia dla indywidualnego odbiorcy, łącznie z terminami płatności oraz zobowiązaniami. Wynagrodzenie może być pozycją pieniężną lub niepieniężną. Reguły dotyczące naliczania wynagrodzenia określane są w konfiguracji, a wszystkie niezbędne zmiany mogą być wprowadzane w szybki i elastyczny sposób. Tutaj również stosowany jest system zarządzania wersjami.

W systemie ICM konto prowizyjne jest narzędziem raportowania. Zapewnia ono specyficzny, indywidualnie konfigurowalny wgląd do dokumentów prowizyjnych. Wyniki można analizować w różnych układach, np. według odbiorcy, regionu, linii produktów itd.

Zamknięcie i rozliczenie

Ten proces ma miejsce na koniec okresu. Podczas zamykania system oblicza stałe składniki wynagrodzenia w danym okresie, np. ryczałty lub kwoty gwarantowane. Dane finansowe są przekazywane do SAP FI/ HR lub innych systemów w celu rozliczenia. Systemem do rozliczeń może być system mySAP HR (Zarządzanie kadrami), mySAP Financials (Rozrachunki z dostawcami), mySAP Insurance (Zarządzanie ubezpieczeniami), jak również dowolne systemy zewnętrzne.

Włodzimierz Hrymniak, SAP Polska

---

"SAP Incentive and Comission Management w ramach mySAP ERP, w połączeniu z globalną obecnością systemu SAP, pomaga nam osiągnąć synergię na międzynarodowym poziomie".

Arnoldt Schultz, Szef Sprzedaży
Partner Clearing, T-Mobile

T-MOBILE

Niemiecki lider rynku T-mobile chciał wzmocnić swoją pozycję na wiecznie zmieniającym się rynku telefonów komórkowych. Firma zatrudnia 9000 osób, ma ponad 27 milionów klientów, w pierwszej połowie roku rozrachunkowego 2004 miała przychód na poziomie 4,3 miliarda euro. Kiedy przyszła pora, żeby zmienić system prowizyjny i premiowania, T-Mobile wybrał SAP Incetive and Commission Management, aplikację z grupy SAP ERP Corporate Services.

Kluczowe wyzwania

• Poprawić system prowizyjny i premiowania: więcej przejrzystości, lepsze raportowanie, elastyczność, większa szybkość przetwarzania danych.
• Wymienić przestarzały system, by zdobyć przewagę konkurencyjną.

Przebieg implementacji

• Projekt zrealizowano na czas i w ramach założonego budżetu.
• Wdrożony system zaczął funkcjonować już po 11 miesiącach.

Najważniejsze korzyści

• Prosta, jednostopniowa zmiana systemu prowizyjnego przy tysiącach kontraktów.
• Bardziej umotywowana kadra sprzedażowa i partnerzy.
• Szybsze, bardziej precyzyjne wypłaty prowizji - przewaga konkurencyjna.
• Większa przejrzystość i lepsze raportowanie.