Rozwiązanie automatycznie przetwarzające zamówienia faksowe do aplikacji SAP opracowała Firma TOPCALL. Skraca ono czas obsługi klientów i pozwala użytkownikom oszczędzać koszty.

Każde przedsiębiorstwo zmaga się z problemem rosnących z dnia na dzień kosztów oraz podejmuje próby ich ograniczenia. Aby sprostać wymaganiom rynkowym, istotne jest ulepszenie zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych procesów biznesowych poprzez ich optymalizację.

Obecnie w wielu przedsiębiorstwach pobieranie, weryfikowanie oraz nanoszenie zamówień faksowych od klientów nadal wymaga znacznych nakładów pracy. Elektroniczne przetwarzanie tych zamówień oraz bezpośrednie przesyłanie pobranych informacji i danych do SAP generowałoby olbrzymie oszczędności.

Takim tropem myślenia poszła firma TOPCALL. Skoncentrowała swoją uwagę na potencjalnych oszczędnościach wynikających z automatyzowania procesu przyjmowania zamówień. Efektem jest rozwiązanie FaxConnect for Orders, które znacznie obniża koszty, a przy tym nie wymaga dużych nakładów pracy przy obsłudze. Jego istotą jest mechanizm automatycznego i odbywającego się na bieżąco pobierania i zczytywania zamówień otrzymywanych faksem oraz przesyłania pobranych danych do dalszego przetwarzania poprzez SAP.

FaxConnect for Orders ułatwia płynną integrację zamówień faksowych od klientów z istniejącymi aplikacjami SAP, wykorzystując przy tym wszelkie zalety profesjonalnych rozwiązań "Zintegrowanej Komunikacji". Zautomatyzowanie całego procesu przychodzących zamówień od klientów jest bardzo proste i łatwe do wdrożenia. Po pobraniu i przetworzeniu dane są odpowiednio klasyfikowane i selekcjonowane według określonych i ustalonych kryteriów (numer klienta, nazwa klienta, numer zamówienia, itp.). Jednocześnie są transportowane bezpośrednio do właściwego modułu SAP w celu dalszego przetwarzania przez odpowiednie interfejsy.

Wszelkie dane pobrane z zamówień od klientów są dostępne w centralnej bazie zamówień, włącznie z obrazem oryginału. Pracownicy mają możliwość oglądania, monitorowania i edytowania zamówień w dowolnym czasie, przy jednoczesnym wykorzystywaniu kilku okien. Dzięki temu obsługa klientów staje się łatwiejsza, a utrata danych przestaje stanowić zagrożenie. Oprogramowanie gwarantuje bezbłędną dystrybucję i przetwarzanie dokumentów, nawet tych o znacznej objętości. Dzięki temu proces przyjmowania zamówień ulega ogólnej poprawie.

FaxConnect for Orders umożliwia ponadto automatyczne wysyłanie potwierdzenia odbioru lub wewnętrznego powiadomienia o otrzymaniu zamówienia od klienta (np. do kierownika Działu Sprzedaży).

Poprzez zautomatyzowanie procesu rozwiązanie FaxConnect for Orders umożliwia krótszą obsługę zamówień. Znacznemu zmniejszeniu ulegają też koszty przetwarzania. Przychodzące informacje zostają przekształcone na uporządkowane dane, które są przejrzyste i dostępne dla wszystkich aplikacji SAP, baz danych oraz użytkowników.